Necesitas hacer un pronóstico de los costos, ingresos y ganancias o pérdidas para que tu negocio alcance los resultados que esperas.
Uno de los errores más comunes de los emprendedores es no elaborar presupuestos por desconocimiento, la falta de atención o la sencilla creencia de que será suficiente con “vender mucho”. Pero lo cierto es que los pronósticos financieros son una herramienta clave para una administración sana y sostenible.
Un presupuesto ayuda a tener un panorama de la empresa en los próximos meses, a entender qué resultados está dando y a tomar las mejores decisiones.
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La ventaja de un presupuesto es que puede ser tan sencillo o complejo como tú lo decidas, de acuerdo a la etapa de desarrollo del negocio. El presupuesto debe contener los siguientes puntos:
- Proyección de ventas o ingresos.
- Proyección de los costos totales necesarios para alcanzar ese nivel de ventas o ingresos.
- Proyección de ganancias o pérdidas (como resultado de las dos cifras anteriores).
- Total acumulado de ganancias o pérdidas proyectadas a través del tiempo (durante un periodo determinado).
Calcula tu oportunidad
Antes de comenzar a tratar de presupuestar tus gastos, mira cuánto estimas que vas a ganar. Conocer tus cifras de ingresos te ayudará a guiar tu toma de decisiones a medida que avanza a la parte de gastos de su presupuesto.
Se realista con cuánto planeas vender. Se conservador con tu enfoque, de modo que estés seguro de que podrás gastar el dinero que tienes en el banco y disminuir el riesgo de ir a números rojos.
Vamos a tomar como ejemplo un presupuesto mensual. La primera cifra que debes calcular son las ventas estimadas. Con la proyección de ingresos podrás identificar los factores determinantes de la demanda de tu producto o servicio.
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Para determinar este número, debes hacer una investigación y así obtener datos como:
- Oportunidad de venta de tu producto y/o servicio.
- Mercado meta.
- Competencia directa e indirecta.
- Precio promedio del producto y/o servicio en el mercado.
En cuanto a la proyección de costos, es importante saber cuántos recursos necesitarás invertir para sostener las ventas o ingresos del mes.
Los costos (fijos y variables) que deberás incluir en este apartado son:
- De compra o producción del producto y/o servicio.
- De comercialización.
- De entrega.
- De ventas y mercadotecnia.
- De administración y operación.
Resulta vital calcular cuánta liquidez es capaz de generar tu negocio, es decir, cuánto cobrarás efectivamente del total de ventas para cubrir sin problemas los gastos y pasivos en el corto, mediano y largo plazo.
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Una vez concluidas las tres proyecciones, obtendrás un panorama general de cómo se podría comportar tu negocio en un periodo determinado de tiempo. Por ejemplo, podrás determinar cuándo se podría alcanzar el punto de equilibrio y cuándo se empezarían a generar ganancias. Según los expertos, esto te permitirá ajustar tus estimados de ingresos o costos en caso de ser necesario, o determinar si hará falta hacer una nueva inversión.
El uso de Excel te puede facilitar mucho la elaboración de tu presupuesto
Para tener un presupuesto claro y a prueba de confusiones en formato Excel, sigue las siguientes recomendaciones:
- No utilices una sola pestaña.
- No tengas un “número enterrado”, es decir, una suma escondida en una celda. Lo ideal es poder desplegar todas las operaciones.
- Si puedes, excluye los centavos.
- Determina el tipo de cambio en el que está operando tu empresa. Utiliza una sola denominación (de preferencia, que sea con la que operas en el día a día).
- Emplea estructuras horizontales (son más fáciles de revisar).
- Para facilitar la lectura, especifica el nombre o rubro de todas tus celdas.
- Identifica las cantidades fijas de las variables con un color diferente.
- Cada día que modifiques un documento, guarda esa versión con la fecha correspondiente.
- Con pronósticos precisos ahorrarás tiempo, dinero y esfuerzo.
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Elige un formato
Hay muchas plantillas disponibles para presupuestos de pequeñas empresas. Existen opciones como la planilla d eIntuit Quickbooks que está disponible de forma gratuita a través de Google Sheets (ojo, está en inglés). Existe otro de Mircosoft Office, que se enfoca más en los gastos, lo que puede ser bueno si tu empresa se esfuerza por aumentar las ganancias.
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Haz tu plan
Una vez que hayas establecido tu presupuesto, haz un plan para ver con qué frecuencia lo revisarás. El presupuesto es un ejercicio continuo y no debe hacerse anualmente. Recuerda, no puedes planear todo. Haz un plan para cuando revises y reevalúes tú presupuesto a lo largo de 2022, de modo que puedas estar seguro de tener todo en cuenta: ganancias, pérdidas y eventos inesperados.
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A medida que comiences a practicar presupuestos inteligentes, aumentará tu velocidad y eficiencia, y podrás mantener a tu empresa bien encaminada.
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